关于开展毕业学生学业成绩

      归档工作的通知

 

 

校属各教学单位：

 

为了进一步规范我校毕业学生学业成绩管理工作，及时全面、准确有效的完成毕业学生成绩归档工作，按照学校教学档案归档工作的要求，现将相关工作规范通知如下。

 

一、毕业学生学业成绩归档工作要求

 

（一）归档材料要求

 

毕业学生学业成绩归档工作分纸质和电子两个部分。纸质归档应使用学生全程成绩表，归档成绩表应加盖学院公章后送教务处加盖学籍成绩专用章，如学生学业成绩表有多页，则应在每一页上加盖印章（学院公章、学籍成绩专用章）。电子归档应先将纸质成绩单按要求编码后逐一录入学校档案管理系统。

 

（二）归档工作时间

 

毕业学生学业成绩归档工作应在毕业生毕业学期期末开始，直至下学期期中前全部完成（每年的6月—11月）。毕业生学业成绩档案录入工作应由各学院兼职档案员或指派专人完成，归档录入需登录学校档案管理系统完成录入。具体时间安排由教务处每年根据档案馆的具体安排通知各学院。

 

二、毕业学生学业成绩归档工作流程

 

（一）打印成绩单：各学院按专业、行政班、学生学号为序打印毕业学生全程成绩单。

 

（二）加盖学院公章：各学院为每一页成绩单加盖学院公章。

 

（三）加盖教务处学籍成绩专用章：各学院将加盖公章后的成绩单送教务处教学运行科1106办公室加盖学籍成绩专用章。

 

（四）档案组卷：各学院将完成盖章手续的成绩单按照教务处、档案馆的要求按学号，专业和行政班进行组卷。（每卷页码为200页左右）。

 

（五）成绩单编页码，打印卷内目录：将组好卷的成绩单的每一页进行编页码，（编码时不分专业、行政班，按学号从第一页编至最后一页）。编好页码后并按要求打印卷内目录。

 

（六）录入档案管理系统：根据档案归档要求将各学院的学业成绩输入档案管理系统。

 

（七）交档案馆归档：档案管理系统录入完成后，打印移交清单表，并将学生全程成绩单按照页码从小到大的顺序送档案馆归档。

 

三、2012级毕业学生学业成绩存档工作

 

现将开展2012级毕业学生学业成绩存档工作，为保证存档工作的顺利进行，提高存档工作的准确性，学校将于2016年11月9日(周三)下午三点在教务处231会议室召开毕业学生成绩存档工作培训会，届时将由档案馆的领导和工作人员对成绩存档工作的流程及各环节具体操作方法进行详细讲解，请各学院务必委派负责成绩存档的工作人员准时参会。

 

请各学院领导高度重视，认真学习文件精神，积极组织安排专人完成毕业学生学业成绩存档工作，确保我校教学管理工作的顺利开展。

 

联 系 人：赵化纯（教务处）、周老师（档案馆）

 

联系电话：65910194（教务处）、65362734（档案馆）

 

            重庆师范大学教务处

                           2016年11月4日